6 systeem-tips voor de huidige Corona-situatie

Door Franke op 15-03-2020 in COVID-19Corona virusWijzigingenAfspraken verplaatsenKlanten informeren

De ontwikkelingen rondom het COVID-19 Virus gaan snel, dit vraagt soms om snelle aanpassingen vanuit eenieder. Via dit blog zetten we een aantal handige tips op een rij voor onze relaties, waaronder het eenvoudig annuleren of verplaatsen van afspraken maar ook een aantal tips die ervoor zorgen dat je zelfs met een lagere bezetting of tijdelijke sluiting bereikbaar blijft voor de klant.

Vervallen de afspraken in een bepaalde periode of moet je de klanten van bepaalde afspraken informeren? Via Agenda > Management informatie kan je filteren op afspraken en in 1 keer een groot aantal afspraken (max. 200 per keer) verwijderen of e-mailen (selecteer de klanten en voer onderaan de pagina de actie uit). Hetzelfde is mogelijk op het tabblad 'Klanten'.

Vervolgens is het belangrijk om onder Beheer > Beschikbaarheid zodra je openingstijden wijzigen, deze door te voeren. Dit kan door beschikbaarheid te verwijderen, of onder Vakanties en vrije dagen een 'vakantie' in te voeren. Hier staan overigens ook direct verschillende feestdagen klaar die je direct kan toevoegen via ‘feestdagen toevoegen’.

Overweeg of je eventuele gewijzigde openingstijden op de website of in de boekingsmodule wilt vermelden, als je besluit dat dit nodig is raden we aan dit via de eigen website te doen. Mocht je het toch in de boekingsmodule zelf willen doen, bekijk dan de supportpagina over het aanpassen van teksten.

Denk ook aan de telefoon, heb je hierop een bericht ingesteld dat aangeeft dat klanten online een afspraak kunnen maken? Zo laat je klanten nogmaals weten, dat afspraken wel gewoon doorgeboekt kunnen worden. Hierdoor staat je bedrijf en de boekingen niet stil ook al ben je voorlopig wellicht niet open.

Overweeg of je de ‘maximum tijd voor afspraak’ wilt aanpassen, deze bepaalt hoe ver vooruit een klant een afspraak kan inboeken. Als er een sluitingsperiode is, kan het voorkomen dat er geen beschikbaarheid meer is binnen de boekbare periode en dat is natuurlijk zonde. Het kan dus verstandig zijn om tijdelijk deze periode aan te passen.

Maak je al gebruik van de Beheer app? Deze is vooral handig voor onderweg, zodat je toch de agenda bij de hand hebt ookal werk je wellicht vanuit huis. Je kan hierin klanten en afspraken inzien, toevoegen en wijzigen. Via menu > reserveren zie je ook direct op welke tijden nog plek is (mits je een internetverbinding hebt).

Tot slot hebben we voor verdere informatie een handleiding. Je download de handleiding hier.

 

Mochten er toch verdere vragen zijn, wij zijn op werkdagen van 9.00u tot 17.00u bereikbaar. We werken op afstand en zijn daardoor wellicht wat lastiger te bereiken, we rekenen op jullie begrip hiervoor.