Veelgestelde vragen (Lockdown)

Door Franke op 15-12-2020 in LockdownCorona virusWijzigingenAfspraken annulerenKlanten informeren

Helaas is gister een lockdown aangekondigd die loopt tot en met 19 januari 2021. Dit vraagt soms om snelle aanpassingen. Via deze FAQ beantwoorden we een aantal vragen die je wellicht kan hebben, waaronder het eenvoudig annuleren of verplaatsen van afspraken maar ook een aantal tips die ervoor zorgen dat je zelfs met een lagere bezetting of tijdelijke sluiting bereikbaar blijft voor de klant.

Via Agenda > Management informatie kan je filteren op afspraken en in 1 keer een groot aantal afspraken (max. 200 per keer) verwijderen of e-mailen (selecteer de klanten en voer onderaan de pagina de actie uit). Je kan geannuleerde afspraken via Management informatie ook weer terugvinden. Wil je de afspraken niet annuleren? Zet dan de afspraakherinnering uit.

Vervolgens is het belangrijk om onder Beheer > Beschikbaarheid zodra je openingstijden wijzigen, deze door te voeren. Dit kan door beschikbaarheid te verwijderen, of onder Vakanties en vrije dagen een 'vakantie' in te voeren. Hier staan overigens ook direct verschillende feestdagen klaar die je direct kan toevoegen via ‘feestdagen toevoegen’.

Overweeg of je eventuele gewijzigde openingstijden op de website of in de boekingsmodule wilt vermelden, als je besluit dat dit nodig is raden we aan dit via de eigen website te doen. Mocht je het toch in de boekingsmodule zelf willen doen, bekijk dan de supportpagina over het aanpassen van teksten.

Denk ook aan de telefoon, heb je hierop een bericht ingesteld dat aangeeft dat klanten online een afspraak kunnen maken? Zo laat je klanten nogmaals weten, dat afspraken wel gewoon doorgeboekt kunnen worden. Hierdoor staat je bedrijf en de boekingen niet stil ook al ben je voorlopig wellicht niet open.

Overweeg of je de ‘maximum tijd voor afspraak’ wilt aanpassen, deze bepaalt hoe ver vooruit een klant een afspraak kan inboeken. Als er een sluitingsperiode is, kan het voorkomen dat er geen beschikbaarheid meer is binnen de boekbare periode en dat is natuurlijk zonde. Het kan dus verstandig zijn om tijdelijk deze periode aan te passen.

Maak je al gebruik van de Beheer app? Deze is vooral handig voor onderweg, zodat je toch de agenda bij de hand hebt ookal werk je wellicht vanuit huis. Je kan hierin klanten en afspraken inzien, toevoegen en wijzigen. Via menu > reserveren zie je ook direct op welke tijden nog plek is (mits je een internetverbinding hebt).

Tot slot hebben we voor verdere informatie een handleiding. Je download de handleiding hier.

 

Mochten er toch verdere vragen zijn, verzoeken wij jullie deze naar ons te mailen in verband met de drukte.
We rekenen op jullie begrip hiervoor.