Termijn afspraken boeken en annuleren

Per afspraaktype kun je de maximale termijn aangeven waarbinnen een klant een afspraak kan boeken voordat de afspraak plaatsvindt. Tevens is het mogelijk om in te stellen wat de minimum tijd voor een afspraak is. Je kunt aangeven of een klant zijn afspraken zelf mag annuleren en mocht dit het geval zijn dan is het mogelijk om een minimum tijd voor annulering aan te geven. Bijvoorbeeld twee dagen voordat de afspraak plaatsvindt. 

Ga naar Beheer > Afspraaktypen en klik op bewerken (pennetje met het bloknootje) van het desbetreffende afspraaktype. Onder het tabblad 'Boeken en annuleren' zie je staan; ‘Minimum tijd voor afspraak’, ‘Maximum tijd voor afspraak’ en ‘Minimum tijd voor annulering’. Hier kun je de gewenste termijnen aangeven.

De termijn waarbinnen een klant een afspraak mag boeken staat standaard op zes maanden. Dit betekent dat klanten tot maximaal zes maanden vooruit kunnen boeken. De functie ‘De klant kan zelf zijn afspraken annuleren' staat standaard aan. Dit kun je eventueel uitzetten zodat klanten hun afspraken niet zelf kunnen annuleren.

Vanaf het Pro-pakket is het ook mogelijk om voor de afspraakbevestiging, -herinnering en -annulering verschillende templates aan te maken. Zo kan je bijvoorbeeld bij het ene afspraaktype een ander annuleringsbericht sturen dan het andere.

Bij het bewerken van het betreffende bericht onder Beheer > Standaard berichten kun je meerdere variaties aanmaken. Voor het koppelen van het bericht aan het afspraaktype ga je naar Beheer > Afspraaktype en klik op bewerken (bloknootje met pennetje) bij het desbetreffende afspraaktype. Bij keuze template bevestigingsmail kun je vervolgens de juiste variant selecteren.